Облік робочого часу та оформлення відпустки за новою формою

У цій статті ми детально зупинимося на тих кадрових документах, нові форми яких були затверджені Наказом № 489 та які мають пряме відношення до обліку кадрів у підприємця. Це Наказ про надання відпустки і Табель обліку робочого часу.

Перш за все зазначимо, що нові форми кадрової документації, затверджені Наказом № 489, були розроблені спеціально для юридичних осіб - підприємств (п. 1 Наказу № 489), про що свідчить і текст нових форм, де підприємці в якості роботодавців навіть не згадуються. Більш того, в примітці 2 до нової форми Табеля чітко вказано, що дана форма носить рекомендаційний характер. Все це говорить про те, що підприємець не зобов'язаний вести облік робочого часу, строго дотримуючись кожної букви нових форм, затверджених Наказом № 489. Їх можна змінити і доповнити на його розсуд. При цьому неприпустимим є тільки відсутність такого документа, як Табель обліку робочого часу, в кадровому обліку у підприємця.

Наказ про відпустку

Нова форма № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки" стала простішою. З неї прибрали застарілі рядки, а також рідко використовуються: про додаткову відпустку, про відпустку за безперервний стаж роботи, про відпустку за багатозмінний режим роботи і т. Д. Замість всіх цих рядків (які найчастіше залишалися незаповненими) з'явилася одна єдина рядок "Вид відпустки ", де і слід вказати, що за відпустка надається працівникові: щорічну основну, додатковий, навчальний і т. д.

Крім того, з наказу на відпустку зникли всі таблиці, пов'язані з розрахунком оплати відпустки (дані про середній заробіток, суми відпускних і т. Д.). Воно й не дивно, так як для нарахування та оплати відпускних суб'єкти підприємництва вже давно вищеназваних таблиць не використали, адже стара форма Наказу про відпустку була затверджена більше 13 років тому, і з тих пір порядком застаріла.

На наш погляд, нову форму Наказу про відпустку можна цілком назвати вдалою, так як з неї прибрали всю зайву і застарілу інформацію, залишивши тільки ту, що повинна міститися в цьому наказі (П.І.Б. працівника, період, тривалість і вид відпустки ).

Крім того, з огляду на те, що текст форми № П-3 був розроблений для юридичних осіб, підприємець може внести зміни і доповнення в неї на свій розсуд (наприклад, рядок "Найменування підприємства (установи, організації)" перейменувати в рядок "Ф.И .Про. приватного підприємця "). Ми ж в якості прикладу наведемо форму Наказу про відпустку в тому вигляді, в якому вона міститься в Наказі № 489 на мові оригіналу.

Приклад оформлення Наказу про надання відпустки наведено нижче.

Табель обліку робочого часу

Почнемо з того, що Наказом № 489 скасовано наказ Мінстату України від 09.10.95 р № 253, який для обліку використання робочого часу передбачав три типових форми Табеля обліку робочого часу (форми № П-12, П-13, П-14) , а також дві додаткові форми з обліку робочого часу: Список осіб, які працювали в надурочний час (форма № П-15) і Листок обліку простоїв (форма № П-16).

Зазвичай підприємці найчастіше використовували спрощений Табель форми № П-14, яка з самого початку була розроблена для працівників з твердими окладами або ставками. Якщо ж у такого підприємця з'являлася необхідність залучити працівників до надурочних робіт або оформити час простою, то додатково (крім табеля) потрібно було використовувати форму № П-15 або форму № П-16. Але все це залишилося в минулому, так як з 1 січня 2009 року всі ці форми більше не діють.

Замість них Наказ № 489 затвердив тільки одну форму обліку для робочого часу - це форма № П-5 "Табель обліку використання робочого часу". Таким чином, Держкомстат зробив спробу об'єднати дані попередніх 5 форм з обліку робочого часу №: П-12, П-13, П-14, П-15 і П-16, в результаті чого вийшов один, але великий табель, в якому, крім усього іншого, знайшлося місце і для простоїв, і для понаднормових робіт. Наскільки зручна у використанні нова форма Табеля, судити вам.

Ще раз хочемо звернути увагу на те, що форма № П-5 може бути змінена підприємцем. Причому зміна і доповнення форми Табеля (як підприємцями, так і бухгалтерами підприємств) практикувалося вже давно. Тому підприємці, яких нова і досить складна форма не влаштовує, можуть замість типової форми № П-5 використовувати розроблений на її підставі табель спрощеної форми.

При заповненні нової форми № П-5 у підприємців можуть виникнути складності, тому, перш ніж привести зразок Табеля, скажемо кілька слів про порядок його заповнення. Форма № П-5 складається з 2-х частин: таблиці з умовними позначеннями днів явок і неявок на роботу і самого Табеля.

Список умовних позначень форми № П-5, які будуть потрібні підприємцю при заповненні Табеля, наведено в Таблиці 1 на с. 16.

В даній таблиці вказані в повному обсязі умовні позначення з форми № П-5, а тільки ті, що найімовірніше можуть бути використані підприємцями.

Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі відведено два рядки:

- одна (зверху): для відміток умовних позначень (літерний код з Таблиці 1);

- друга (знизу): для запису кількості годин.

Розглянемо порядок заповнення Табеля на прикладі.

приклад

У підприємця Грозненко С. П. 5-денний робочий тиждень з двома вихідними (субота і неділя). У трудових відносинах з ним складається два менеджера:

1. Чоловік Сосна С. В. (табельний номер 001), який 15 днів (з 01 по 15 січня) був у щорічній відпустці. Оклад за 1 день роботи: 45,00 грн.

2. Жінка Шило О. Л. (табельний номер 002), яка працює на умовах неповного робочого дня (4 години на день). Крім того, 7 днів (з 01 по 07 січня) працівниця була на лікарняному. Оклад за 1 день роботи: 20,00 грн.

При цьому в вихідний день (суботу - 31 січня) обидва менеджера вийшли на роботу.

При заповненні Табеля за січень (згідно з кодами з Таблиці 1) будуть використані такі умовні позначення:

Р - звичайні робочі дні;

РС - робочі дні працівників з неповним робочим днем;

РВ - робота у вихідний день;

В - дні основної щорічної відпустки;

ТН - тимчасова непрацездатність (дні хвороби).

У Табелі для обліку робочого часу за 1 день передбачено по два осередки (вгорі і внизу). В осередку зверху - умовні позначення явок і неявок, а в осередку знизу - кількість годин. Наприклад: 31 cічня обидва працівники вийшли на роботу у свій вихідний день - у верхній клітинці ставлять умовне позначення - РВ, а в нижній - кількість годин. Що стосується щорічної відпустки (умовне позначення - У) і лікарняних (умовне позначення ТН), то в даному випадку кількість годин нас не цікавить, тому в Табелі відображаємо лише умовне позначення.

Ірина ШОЛОХ, бухгалтер-експерт

______________________

* Даним Наказом затверджено такі форми кадрової документації, як: № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу"; № П-2 "Особова картка працівника"; № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)"; № П-5 "Табель обліку використання робочого часу"; № П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника" і № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)". (Прим. Редакції.)

"Приватний підприємець" № 3, грудень 2009 р